Factureren
Factureren, de één vindt het saai, de ander vindt factureren het leukste wat er is.In alle gevallen moet het juist, tijdig en volgens de regels gebeuren.
Factureren is iets wat u in de regel zelf prima kunt doen. U kunt als klant gebruik maken van een voorbeeld die wij u kunnen toezenden of u maakt aan de hand van onderstaande informatie zelf een template.
Hier onder hebben we wat informatie over het factureren voor u op een rij gezet.
Wat is factureren
Factureren is niets meer of minder dan het aanmaken en versturen van één of meerdere facturen in verband met de levering van goederen of diensten door een leverancier aan een afnemer.
Aangezien u zowel leverancier als afnemer bent verstuurt u zelf facturen maar ontvangt u ze ook. Het is belangrijk om te weten wat de regels zijn met betrekking tot factureren. We vertrouwen erop u hier onder wat nuttige informatie over het factureren te geven.
Aan wie moet je factureren?
In principe is factureren aan andere ondernemers meestal verplicht. In sommige gevallen is het niet verplicht. Meestal is factureren aan particulieren niet verplicht, maar in een beperkt aantal gevallen bent u ook verplicht te factureren aan een particulier aan wie u goederen of diensten hebt geleverd.
De eisen van een factuur
De Belastingdienst heeft eisen gesteld aan een factuur voor de BTW administratie. Een factuur moet het volgende gegevens bevatten:
· uw volledige naam en die van uw afnemer
· U vermeldt de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
· uw volledige adres en dat van uw afnemer
· U vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende.
· uw btw-identificatienummer
· Bij fiscale eenheden is dat het btw-identificatienummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
· uw KVK-nummer
· de datum waarop de factuur is uitgereikt
· een opeenvolgend nummer
· de aard van de goederen of diensten die u hebt geleverd
· de hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die u hebt geleverd
· de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
· het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
· Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
· het btw-tarief dat u in rekening brengt
· het btw-bedrag
· In sommige situaties gelden aangepaste regels voor facturen.
In bepaalde gevallen hoeft de factuur niet aan alle eisen te voldoen. Je mag bijvoorbeeld een vereenvoudigde factuur maken als het bedrag minder dan € 100.00 bedraagt. De afnemer hoeft dan alleen aannemelijk te maken dat hij de afnemer is (door bijvoorbeeld pin betaling o.i.d.).
Hoe kunt u factureren
Factureren kan:
· op papier
· digitaal
· e-factuur
Op papier factureren betekent dat u de factuur print en óf uitreikt óf per post naar uw klant verstuurt.
Een digitale factuur is het mailen van een digitaal bestand met de factuur. Voor de verwerking in de boekhouding is het in een mail verwerken van de factuurgegevens niet handig. Beter is het om een PDF, jpeg, excel of word bestand als bijlage bij de mail te voegen.
De ontwikkelingen staan niet stil. De meest moderne manier van factureren is e-factureren.
Een e-factuur is een elektronische factuur. De vereiste gegevens staan altijd op een vaste plek met een eigen codering. Daardoor is het mogelijk een e-factuur automatisch te versturen en verwerken. Handmatige verwerking in de administratie is niet meer nodig. Dat moet nog wel bij papieren facturen. Of bij een pdf-factuur. Dit zijn geen e-facturen.
Heb je overigens een opdracht voor de overheid gedaan, dan ben je verplicht een E-factuur te versturen.
Factureren vanuit Exact online
Wij werken met Exact online en één van de mogelijkheden die wij bieden is dat u vanuit deze boekhoudsoftware uw facturen produceert. U maakt de factuur aan en kunt hem gelijk aan uw klant mailen. Voor een bedrag van € 10.00 er maand kunt u daarvan gebruik maken. Het is, mede op basis van het aantal maandelijkse verkoopfacturen, aan u om de afweging te maken of u gebruik maakt van deze mogelijkheid. Omdat Exact Online professionele boekhoudsoftware is, is het zelf maken van je facturen met behulp van Exact online voor iemand die geen ervaring heeft met boekhoudsoftware, door de complexiteit niet aan te raden.
Wanneer moet u uiterlijk factureren?
U verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u hebt geleverd. Als u bijvoorbeeld op 11 januari 2023 iets heeft geleverd, dan moet u dit uiterlijk op 15 februari 2023 factureren.
Bewaartermijn van een factuur
De factuur moet net als de rest van de administratie minstens 7 jaar worden bewaard. In bepaalde gevallen is deze bewaarplicht langer.
Voorbeeld factuur
Bent u klant en wilt u een voorbeeld factuur van ons ontvangen, laat het ons weten.
De facturatie voor u verzorgen
Als u kiest voor gemak, dan is er een mogelijkheid dat wij uw facturatie voor onze rekening nemen. Wij vertellen in een persoonlijk gesprek graag de mogelijkheden hiervoor.